DICAS PARA UMA DAILY SCRUM MEETING REALMENTE EFICIENTE (PARTE II)

Você sabe realmente o que é uma Daily Scrum Meeting? Então lá vai uma explicação clara e direta:

“A cada dia do Sprint a equipe faz uma reunião diária, chamada Daily Scrum. Ela tem como objetivo disseminar conhecimento sobre o que foi feito no dia anterior, identificar impedimentos e priorizar o trabalho a ser realizado no dia que se inicia. Os Daily Scrums normalmente são realizadas no mesmo lugar, na mesma hora do dia. Idealmente são realizados na parte da manhã, para ajudar a estabelecer as prioridades do novo dia de trabalho.”

Analisando todo o ambiente da Daily Scrum, criamos algumas dicas que facilitarão o processo. Já falamos sobre algumas delas neste post e aqui vão as demais:

7.    Faça off-line

Por favor, desliguem os dispositivos eletrônicos e telefones celulares

celularO Development Team deve estar com foco total na Daily Scrum, dessa forma o uso de telefones celulares e computadores deve ser evitado.

Os celulares são fonte de distração o tempo todo, pesquisas cientificas tem mostrado que a simples interrupção causada pelo aviso sonoro faz com que a pessoa desfoque e passe a pensar no que está ocorrendo no mundo digital. Essa falta de foco pode significar desde um detalhe que irá passar desapercebido até uma repetição do que uma das pessoas falou.

Os computadores devem ser evitados nessa reunião para que os membros do Development Team não se sintam compelidos a corrigir bugs, auxiliar o colega com dificuldade ou abrir o Facebook. De forma geral, a ausência de computadores irá ajudar os membros do Development Team a controlar a ansiedade de resolução imediata de problemas.

O Development Team deve entender que a Daily Scrum é uma reunião de planejamento diário para auto-organização com objetivo na completitude da Meta da Sprint.

 

8.    Utilize um Token

Todos falam, na sua vez, e todos escutam

Introduzir um mecanismo de ordenação como um token ajuda a fazer com que todos falem e todos escutem.

Nesta técnica apenas a pessoa que tiver com o token na mão pode falar e as outras devem prestar atenção em quem estiver falando. Desta forma até os mais introspectivos falam e são ouvidos pelos extrovertidos.

Jogar o Token de forma imprevisível introduz um pouco de diversão para o ritual da Daily Meeting. Todavia ficar jogando um token pode ser algo negativo, pois pode ser visto como pouco profissional e criar uma percepção negativa desnecessária da Daily Scrum.

A forma mais simples e que ao mesmo tempo é muito eficaz é utilizar uma caneta como token e passar a caneta no sentido horário.

 

9.    Em pé

Faça a reunião em pé para assegurar que ela seja curta.

standupmeetTodas as pessoas se incomodam ao ficar em pé e este incômodo faz com que todos queiram que a reunião acabe o mais rápido possível. Ao ficar em pé, pessoas que gostam de falar se tornam mais objetivas e evitam contar história, discutir ou justificar problemas em demasia.

Do ponto de vista fisiológico, ao ficar em pé a área do pulmão que possui maior absorção de oxigênio fica disponível e por consequência as pessoas ficam com maior capacidade de raciocínio por estar com o cérebro mais oxigenado.

Existe o mito de que a Daily Scrum precisa ser feita em pé em frente. É importante ressaltar que não existe menção a isso no Scrum Guide, todavia é uma das práticas do framework eXtreme Programming que muitos Scrum Teams utilizam.

 

10.    Multiplique os facilitadores

Ensine facilitação e como ser facilitado

multiplique

ScrumMaster deve ensinar ao Development Team como se manter na timebox e ao mesmo tempo como conduzir a reunião. Utilizando palavras do próprio Scrum Guide “O ScrumMaster assegura que o Development Team tenha a reunião, mas o Development Team é responsável por conduzir a Daily Scrum. O ScrumMaster ensina o Development Team a manter a Daily Scrum dentro do timebox de 15 minutos. ”

O ScrumMaster deve ensinar aos membros do Development Team a conduzir a Daily Scrum e uma das técnicas que pode ser utilizada é alternar o facilitador da Daily Scrum.

Essa delegação de facilitação não deve ser confundida por “delargação” da facilitação pois o ScrumMaster em última instancia é o responsável pela boa execução da Daily Scrum.

Dessa forma o ScrumMaster deve ensinar o Development Team a conduzir e ser conduzido nesta reunião. O que no longo prazo irá facilitar a vida de todos os envolvidos.

 

11.    Mesmo horário todos os dias

A repetição gera o hábito, o hábito gera a excelência

agendaTer o habito de fazer a Daily Scrum no mesmo horário todos os dias nem sempre é fácil por motivos como horário flexível e ausência de membros do Development Team.

O Scrum Guide não diz qual o melhor horário para a realização da Daily Scrum, ele só fala que deve ser feita no mesmo horário e local para reduzir a complexidade. Os Scrum Team geralmente fazem a Daily Scrum no início e no fim do dia, todavia nada impede de fazerem a Daily Scrum as 11 horas ou as 16 horas.

A definição do horário deve ser baseada no horário em que mais pessoas estão aptas e dispostas a fazer a reunião. Isso evitará faltas e pessoas desmotivadas na reunião.

Uma das formas de destruir a Daily Scrum é realizar a reunião no primeiro horário do trabalho em um ambiente em que poucas pessoas chegam pontualmente no trabalho. É obvio que a reunião será tida como infernal em pouco tempo.

Em times dispersos geograficamente com fusos horários diferentes, definir um horário pode ser ainda mais difícil, pois nem sempre irá haver um horário que agrade a todos. Em última instancia definir um horário rotativo pode se tornar uma opção.

Em relação a ausência de membros do Development Team, uma prática que faz sentido é definir um quórum mínimo de participantes e caso esse quórum não seja atingido a reunião não é realizada e uma ação é tomada.

 

12.    Foco na Meta da Sprint

O foco do Development Team é atingir a meta da Sprint?

A Daily Scrum tem como foco a autorganização do Development Team para atingir a meta da Sprint.

Houve uma clarificação disto na última versão do Scrum Guide na qual as próprias perguntas a serem respondidas mudaram:

  • O que eu fiz ontem que ajudou o Development Team a atender a meta da Sprint?
  • O que eu farei hoje para ajudar o Development Team a atender a meta da Sprint?
  • Eu vejo algum obstáculo que impeça a mim ou Development Team no atendimento da meta da Sprint?

metaO foco das respostas é sempre em relação a atender a meta da Sprint e nunca em um plano previamente feito, isso na prática quer dizer que nesta reunião ocorrem os ajustes no plano para atender a meta da Sprint.

O segundo item importante é o foco no Development Team como um todo e não na meta individual de cada um dos seus membros. Isso clarifica a importância de trabalhar como um time e não individualmente.

Vale destacar que essa “mudança” do foco individual para o Development Team foi feita na última versão do Scrum Guide. O foco sempre foi o Development Team como um todo, todavia isso não estava claro nas ultimas versões.

Uma das maiores reclamações de membros do Development Team é a impressão de que a Daily Scrum era uma perda de tempo tendo em vista que achavam estar fazendo apenas Status Report para os outros membros. Com essa “mudança” fica claro que o Development Team como um todo deve se ajudar a atender a Meta da Sprint.

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