12 Dicas para uma Sprint Retrospective Meeting efetiva (Parte I)

A Sprint Retrospective é a oportunidade para todo o Scrum Team (Product Owner, ScrumMaster, e Development Team) para se inspecionar e criar um plano de ação para as melhorias para a próxima Sprint.

1.      Excelente ScrumMaster = Excelente Retrospectiva

Tudo o que você precisa é de um excelente ScrumMaster

certified-scrum-masterExistem milhares de técnicas de retrospectiva publicadas em livros e em blogs que quando BEM aplicadas alcançam resultados maravilhosos. A questão principal é saber como e quando aplicar uma determinada técnica ou fluxo ao invés de outra.

Eu sou muito fã da técnica StarFish e recomendo para os ScrumMasters iniciantes e experientes a utilização desta técnica. Pois já tive momentos bons assim como já vi colegas tendo resultados empolgantes com essa técnica.

Mas confesso que nem sempre tenho sucesso ao aplicar essa técnica e que o sucesso veio com a pratica. Pois a questão principal não era saber apenas a técnica e sim saber como facilitar uma retrospectiva.

Alguns colegas dizem que musculatura de retrospectiva só se ganha com o tempo, a pratica e a vontade de melhorar a facilitação. E assim se tornaram melhores facilitadores e suas Sprint Retrospectives se tornaram cada vez melhores assim como os seus Scrum Teams.

E finalmente o Certified Scrum Trainer Alan Cyment vai alem ao dizer que tudo que o Scrum precisa é de um excelente ScrumMaster para começar a fazer Sprint Retrospectives. Por isso espero que as próximas dicas te ajudem a se tornar um excelente ScrumMaster.

2.      Faça a Sprint Retrospective em um momento auspicioso

Uma Sprint não precisa terminar as Sextas

Existe uma tendência de se iniciar Sprints as segundas e terminar as sextas, todavia isto pode não funcionar.

E qual o problema de se fazer a Sprint Retrospective as Sextas?

O seu Development Team pode estar cansado de uma semana intensa de trabalho e participar apenas fisicamente da reunião e terá problemas para manter a presença mental na reunião.

Dependendo do horário da Sprint Review e da Sprint Retrospective alguns times ficam compelidos a fazer trabalhos complexos como implantação e testes exploratórios em um dia em que o foco pode estar no final de semana. Isso se não for encontrado um bug e o resultado da Sprint não for como o esperado.

E dependendo do que é falado na Sprint Retrospective muitos finais de semanas podem ser estragados, ou ainda, algumas situações podem ficar piores…

E finalmente, Estudos mostram que a sexta-feira tem uma ligação forte com os conceitos de “Liberdade” e “Partir”. De certa forma, sexta-feira é o dia que tipicamente as pessoas estão mais focadas em no fim de semana do que em qualquer outro tema. Basta lembrar quantas vezes na sexta-feira o assunto do seu Scrum Team é o final se semana.

Sprint Retrospectives na Sexta-Feira funciona em muitos Scrum Teams, todavia isso pode não ocorrer no seu ambiente de trabalho.

3.      O corpo fala

Escute as palavras e veja o real significado

o-corpo-falaInfelizmente ainda não é possível saber o que outra pessoa está pensando. Dessa forma entender as reais intenções de uma pessoa é algo que beira o impossível.

Podemos ter um melhor entendimento das reais intenções das pessoas por meio das expressões corporais. Por exemplo:

Braços cruzados podem significar desde uma postura defensiva ou de insegurança até uma postura de hostilidade. Uma posição relaxada com braços e pernas ligeiramente abertas demonstra autoconfiança e segurança. Já uma postura recolhida significa tédio.

Movimentos de cabeça de um lado para o outro significam negação, já movimentos de cabeça para cima e para baixo consentimento. Uma postura erguida demonstra segurança, valor e importância no que você está fazendo. E mãos na cintura significam desafio, agressividade.

Alguns sinais corporais podem trazer impressões incorretas, todavia desconsiderar essas informações valiosas em uma facilitação pode levar a resultados desastrosos.

Em outras palavras, comece a ler o Best Seller “O Corpo Fala – A Linguagem Silenciosa da Comunicação Não-verbal” do Pierre Weil e do Roland Tompakow.

4.      Presença obrigatória do Product Owner

A participação do Product Owner é essencial na Sprint Retrospective

O Product Owner é obrigado a participar da Sprint Retrospective. E acredite isto está escrito no Scrum Guide. A primeira frase do Scrum Guide sobre a Sprint Retrospective é a seguinte:

“A Sprint Retrospective é uma oportunidade para que o Scrum Team inspecionar a si próprio e criar um plano de melhorias para ser aplicado na próxima Sprint.”

Tendo em vista que o Scrum Team é compreendido pelos três papeis do Scrum incluindo o próprio Product Owner. A presença do Product Owner é obrigatória, seu Scrum Team gostando ou não.

A questão principal é que existe a responsabilidade do ScrumMaster em garantir a segurança psicologia de todos os envolvidos durante a Sprint Retrospective.

Por exemplo, com frequência o Development Team não se sente à vontade em frente ao Product Owner, por questões que vão desde arrogância, hierarquia, desconfiança, dentre outras. Nestes casos Peter Hundermark recomenda que, temporariamente, o Product Owner não participe das Sprint Retrospectives e o ScrumMaster trabalhe em paralelo estas questões objetivando a segurança psicológica da reunião.

Vale lembrar que o Scrum demanda muito trabalho do Product Owner e estes precisam ser capazes de colaborar com a melhoria continua dos processos dentro do Scrum. Como exemplo de processos em que o Product Owner é essencial tem-se a priorização e a preparação dos itens do Product Backlog e o relacionamento com os Stakeholders.

5.      Não buscar culpados

Diga não à caça às bruxas!

apontando-erradoUm dos maiores receios ao se entrar em uma Sprint Retrospective é o de que a reunião se torne uma sessão de caça às bruxas, onde a única coisa que importa é buscar culpados.

Claramente tal atitude não contribuirá para a evolução do time ou para um melhor desempenho coletivo. Com esse raciocínio Norman Keath define a primeira diretiva de uma boa Sprint Retrospective como:

“Independentemente do que descobrirmos, nós entendemos e realmente acreditamos que todos fizeram o melhor que podiam, dado o que eles sabiam no momento, as suas competências e capacidades, os recursos disponíveis, bem como a situação na mão. ”

Dessa forma a chave para uma Sprint Retrospective bem-sucedida e construtiva é garantir que todos os participantes estejam de acordo com essa diretiva. E assim teremos um tão sonhado evento de aprendizagem coletiva que irá dar bons resultados no longo prazo.

6.      Checar e Atuar

Sempre há algo a melhorar no processo

O mais importante de uma Sprint Retrospective é o comprometimento dos envolvidos com as melhorias do processo de desenvolvimento de software.

No Scrum temos diversos ciclos de PDCA (Plan-Do-Check-Act) sendo executados com diferentes objetivos. Na Sprint Retrospective é feito o Checagem do processo e a criação de um plano de ação para melhorias.

Jean Tabaka menciona que sair de uma Sprint Retrospective sem um plano de ação é uma das maiores falhas possíveis, mas de nada adianta criar um plano de ação e este não for foco de atuação durante a próxima iteração.

Existem estratégias como um backlog de melhorias, expor o plano de ação em local visível, e pedir para todos os envolvidos escrever o plano de ação auxiliam na implementação das melhorias. O ScrumMaster deve guiar a melhoria dos processos, todavia deve haver o comprometimento de todos os membros do Scrum Team com a melhoria continua de processos.

Jeff Sutherland finaliza neste vídeo com a seguinte definição de Sprint Retrospective:

“ A Sprint Retrospective é desenhada para corrigir o problema mais importante. E quando isso ocorre, o Development Team acelera e começa a ir mais rápido, assim como a qualidade também aumenta. Dessa forma a Sprint Retrospective é crítica para o aumento da performance do Development Team.”.

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Gostou? Aqui você encontra as outras 6 dias para tornar a sua Sprint Retrospective ainda mais eficiente.

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Daily Meeting, Scrum, Sprint, Sprint

DICAS PARA UMA DAILY SCRUM MEETING REALMENTE EFICIENTE (PARTE II)

Você sabe realmente o que é uma Daily Scrum Meeting? Então lá vai uma explicação clara e direta:

“A cada dia do Sprint a equipe faz uma reunião diária, chamada Daily Scrum. Ela tem como objetivo disseminar conhecimento sobre o que foi feito no dia anterior, identificar impedimentos e priorizar o trabalho a ser realizado no dia que se inicia. Os Daily Scrums normalmente são realizadas no mesmo lugar, na mesma hora do dia. Idealmente são realizados na parte da manhã, para ajudar a estabelecer as prioridades do novo dia de trabalho.”

Analisando todo o ambiente da Daily Scrum, criamos algumas dicas que facilitarão o processo. Já falamos sobre algumas delas neste post e aqui vão as demais:

7.    Faça off-line

Por favor, desliguem os dispositivos eletrônicos e telefones celulares

celularO Development Team deve estar com foco total na Daily Scrum, dessa forma o uso de telefones celulares e computadores deve ser evitado.

Os celulares são fonte de distração o tempo todo, pesquisas cientificas tem mostrado que a simples interrupção causada pelo aviso sonoro faz com que a pessoa desfoque e passe a pensar no que está ocorrendo no mundo digital. Essa falta de foco pode significar desde um detalhe que irá passar desapercebido até uma repetição do que uma das pessoas falou.

Os computadores devem ser evitados nessa reunião para que os membros do Development Team não se sintam compelidos a corrigir bugs, auxiliar o colega com dificuldade ou abrir o Facebook. De forma geral, a ausência de computadores irá ajudar os membros do Development Team a controlar a ansiedade de resolução imediata de problemas.

O Development Team deve entender que a Daily Scrum é uma reunião de planejamento diário para auto-organização com objetivo na completitude da Meta da Sprint.

 

8.    Utilize um Token

Todos falam, na sua vez, e todos escutam

Introduzir um mecanismo de ordenação como um token ajuda a fazer com que todos falem e todos escutem.

Nesta técnica apenas a pessoa que tiver com o token na mão pode falar e as outras devem prestar atenção em quem estiver falando. Desta forma até os mais introspectivos falam e são ouvidos pelos extrovertidos.

Jogar o Token de forma imprevisível introduz um pouco de diversão para o ritual da Daily Meeting. Todavia ficar jogando um token pode ser algo negativo, pois pode ser visto como pouco profissional e criar uma percepção negativa desnecessária da Daily Scrum.

A forma mais simples e que ao mesmo tempo é muito eficaz é utilizar uma caneta como token e passar a caneta no sentido horário.

 

9.    Em pé

Faça a reunião em pé para assegurar que ela seja curta.

standupmeetTodas as pessoas se incomodam ao ficar em pé e este incômodo faz com que todos queiram que a reunião acabe o mais rápido possível. Ao ficar em pé, pessoas que gostam de falar se tornam mais objetivas e evitam contar história, discutir ou justificar problemas em demasia.

Do ponto de vista fisiológico, ao ficar em pé a área do pulmão que possui maior absorção de oxigênio fica disponível e por consequência as pessoas ficam com maior capacidade de raciocínio por estar com o cérebro mais oxigenado.

Existe o mito de que a Daily Scrum precisa ser feita em pé em frente. É importante ressaltar que não existe menção a isso no Scrum Guide, todavia é uma das práticas do framework eXtreme Programming que muitos Scrum Teams utilizam.

 

10.    Multiplique os facilitadores

Ensine facilitação e como ser facilitado

multiplique

ScrumMaster deve ensinar ao Development Team como se manter na timebox e ao mesmo tempo como conduzir a reunião. Utilizando palavras do próprio Scrum Guide “O ScrumMaster assegura que o Development Team tenha a reunião, mas o Development Team é responsável por conduzir a Daily Scrum. O ScrumMaster ensina o Development Team a manter a Daily Scrum dentro do timebox de 15 minutos. ”

O ScrumMaster deve ensinar aos membros do Development Team a conduzir a Daily Scrum e uma das técnicas que pode ser utilizada é alternar o facilitador da Daily Scrum.

Essa delegação de facilitação não deve ser confundida por “delargação” da facilitação pois o ScrumMaster em última instancia é o responsável pela boa execução da Daily Scrum.

Dessa forma o ScrumMaster deve ensinar o Development Team a conduzir e ser conduzido nesta reunião. O que no longo prazo irá facilitar a vida de todos os envolvidos.

 

11.    Mesmo horário todos os dias

A repetição gera o hábito, o hábito gera a excelência

agendaTer o habito de fazer a Daily Scrum no mesmo horário todos os dias nem sempre é fácil por motivos como horário flexível e ausência de membros do Development Team.

O Scrum Guide não diz qual o melhor horário para a realização da Daily Scrum, ele só fala que deve ser feita no mesmo horário e local para reduzir a complexidade. Os Scrum Team geralmente fazem a Daily Scrum no início e no fim do dia, todavia nada impede de fazerem a Daily Scrum as 11 horas ou as 16 horas.

A definição do horário deve ser baseada no horário em que mais pessoas estão aptas e dispostas a fazer a reunião. Isso evitará faltas e pessoas desmotivadas na reunião.

Uma das formas de destruir a Daily Scrum é realizar a reunião no primeiro horário do trabalho em um ambiente em que poucas pessoas chegam pontualmente no trabalho. É obvio que a reunião será tida como infernal em pouco tempo.

Em times dispersos geograficamente com fusos horários diferentes, definir um horário pode ser ainda mais difícil, pois nem sempre irá haver um horário que agrade a todos. Em última instancia definir um horário rotativo pode se tornar uma opção.

Em relação a ausência de membros do Development Team, uma prática que faz sentido é definir um quórum mínimo de participantes e caso esse quórum não seja atingido a reunião não é realizada e uma ação é tomada.

 

12.    Foco na Meta da Sprint

O foco do Development Team é atingir a meta da Sprint?

A Daily Scrum tem como foco a autorganização do Development Team para atingir a meta da Sprint.

Houve uma clarificação disto na última versão do Scrum Guide na qual as próprias perguntas a serem respondidas mudaram:

  • O que eu fiz ontem que ajudou o Development Team a atender a meta da Sprint?
  • O que eu farei hoje para ajudar o Development Team a atender a meta da Sprint?
  • Eu vejo algum obstáculo que impeça a mim ou Development Team no atendimento da meta da Sprint?

metaO foco das respostas é sempre em relação a atender a meta da Sprint e nunca em um plano previamente feito, isso na prática quer dizer que nesta reunião ocorrem os ajustes no plano para atender a meta da Sprint.

O segundo item importante é o foco no Development Team como um todo e não na meta individual de cada um dos seus membros. Isso clarifica a importância de trabalhar como um time e não individualmente.

Vale destacar que essa “mudança” do foco individual para o Development Team foi feita na última versão do Scrum Guide. O foco sempre foi o Development Team como um todo, todavia isso não estava claro nas ultimas versões.

Uma das maiores reclamações de membros do Development Team é a impressão de que a Daily Scrum era uma perda de tempo tendo em vista que achavam estar fazendo apenas Status Report para os outros membros. Com essa “mudança” fica claro que o Development Team como um todo deve se ajudar a atender a Meta da Sprint.

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Daily Meeting, Scrum

Dicas para uma Daily Scrum Meeting realmente eficiente (Parte I)

Você sabe realmente o que é uma Daily Scrum Meeting? Então lá vai uma explicação clara e direta:

“A cada dia do Sprint a equipe faz uma reunião diária, chamada Daily Scrum. Ela tem como objetivo disseminar conhecimento sobre o que foi feito no dia anterior, identificar impedimentos e priorizar o trabalho a ser realizado no dia que se inicia. Os Daily Scrums normalmente são realizadas no mesmo lugar, na mesma hora do dia. Idealmente são realizados na parte da manhã, para ajudar a estabelecer as prioridades do novo dia de trabalho.”

Analisando todo o ambiente da Daily Scrum, criamos algumas dicas que facilitarão o processo:

 

1. Menos de 15 minutos

A maioria das pessoas tendem a se dispersar em reuniões longas.

Quinze minutos é tempo mais que suficiente para que que todos os membros de times pequenos (três pessoas do Development Team) interajam. Já para times maiores (nove membros do Development Team) isso pode ser considerado pouco tempo para que todos sejam ouvidos.

A questão principal é que estender a reunião dificilmente será uma decisão acertada, pois reuniões longas tendem a ser maçantes. Pessoas costumam dispersar em reuniões longas e continuam sem entender o que está ocorrendo.

O papel do ScrumMaster é tornar a Daily Scrum eficiente, ou seja, atingir o objetivo da Daily Scrum no máximo que a timebox pré-definida permite.
relogio analogico parede 4

Mesmo se a reunião for se estender por mais de quinze minutos, faz sentido forçar a sua finalização no tempo estabelecido para reforçar o conceito de timebox e despertar o interesse do Development Team em ser eficientes na comunicação.

Para não tomar tempo em demasia da Daily Scrum, deve-se criar reuniões separadas quando o assunto não for de interesse geral, evitando assim que se perca o foco.

As próximas dicas devem ser encaradas como formas de manter a Daily Scrum na Timebox.

 

2. Melhorar o canal de comunicação em times remotos

“Se uma pessoa do time está remota, todo o time está remoto.”  Lisette Sutherland 

Assumindo esta frase para a Daily Scrum, todos os integrantes do time devem se comportar como se estivessem remotos caso apenas uma única pessoa esteja remota.

Dessa forma, todos devem participar desta reunião por meio de comunicação remota e não apenas aqueles que estiverem remotos. Isso evita que a reunião se subdivida em duas reuniões, a presencial e a remota.

Como utilizar o Skype em sua empresa

Outra recomendação para diminuir o gap de comunicação entre os envolvidos é o uso de ferramentas de videoconferência ao invés de utilizar e-mails, WhatsApp ou telefone. Isso ajuda a perceber nuances na comunicação como incertezas, sarcasmos e insegurança.

A videoconferência irá aumentar o foco das pessoas na reunião, pois isso irá diminuir a chance de que assuntos sejam tratados em separado.

 

3. Conversar com o Product Owner em outro momento

O PO pode falar com o Development Team a qualquer momento do dia menos no horário da Daily Scrum

A Daily Scrum não é uma reunião para relatar o progresso para o Product Owner ou para qualquer outra pessoa que não seja membro do Development Team. Na verdade, o ScrumMaster deve assegurar que somente os próprios membros do Development Team participem desta reunião.

Caso o Product Owner deseje conversar com o Development Team ele deve encontrar um momento durante o dia exceto durante a Daily Scrum para ter essa conversa, pois existe grande chance de o time deixar de conversar sobre microgestão, que é o foco desta reunião.

Reunião de Negócios

Reunião de Negócios

Vale ressaltar que segundo o Scrum Guide o PO não deve fazer parte da Daily Scrum tendo em vista que a maioria dos times fazem Status Report para o Product Owner quando este está presente na Daily Scrum.

E finalmente, utilizando palavras do próprio Scrum Guide, o ScrumMaster reforça a regra de que somente os integrantes do Development Team participem da Daily Scrum.

 

4. Não fazer Status Report ao ScrumMaster

ScrumMaster não é chefe do Development Team

Em times que estão em transição para o Scrum é comum que o Development Team encare o ScrumMaster como um gerente, coordenador ou simplesmente chefe. Pelo Scrum não existe um papel de gestor do Development Team.

Existe a liderança situacional dentro do próprio Development Team em relação a assuntos técnicos, por exemplo, e a microgestão do Development Team. O ScrumMaster não exerce qualquer tipo de liderança ou gestão sobre os itens citados.

Para se assegurar que isso não ocorra na Daily Scrum, o ScrumMaster não deve cobrar nenhum tipo de entrega ou ainda cobrar progresso de tarefas dentro da reunião. De forma mais pragmática ele pode se ausentar da Daily Scrum para deixar ainda mais clara essa premissa.

Vale destacar que uma das mudanças mais importantes na versão atual é que o objetivo da Daily Scrum é que o time deve usar esta reunião para entender como trabalhar junto e se auto-organizar para atingir a Meta da Sprint.

 

5. Impedimentos devem ser notificados imediatamente ao ScrumMaster

Houston we have a problem, and we are blocked to lauch

Alguns membros do Development Team erroneamente aguardam a Daily Scrum para notificar o ScrumMaster sobre impedimentos.

Tecnicamente a resposta dada a pergunta sobre a existência de obstáculos que impeçam o atendimento da meta da Sprint durante a Daily Scrum é para que o Development Team seja notificado no máximo nesta reunião sobre a ocorrência deste impedimento.

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Se um membro do Development Team aguarda até a realização da Daily Scrum para notificar a ocorrência de um impedimento ao ScrumMaster, ocorre um desperdício de tempo para o início dos trabalhos do ScrumMaster naquele tema e por consequência um tempo maior para resolução do problema.

E não se deve-se esquecer que o ScrumMaster tem de garantir que a reunião ocorra da maneira correta e que para isso ele não necessita estar presente.

 

6. Quebrar o contato visual com o facilitador

Ops, onde foi parar o facilitador?

O facilitador deve sempre quebrar o contato visual para evitar que ele seja o principal ator da reunião.

É muito comum que os membros do Development Team comecem a fazer a reunião olhando diretamente para o facilitador e dessa forma a reunião tende a ter uma conotação de Status Report ao facilitador.

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O facilitador deve entender que a Daily Scrum é uma reunião de inspeção e adaptação do trabalho do dia a dia do Development Team para o próprio Development Team.

O facilitador pode quebrar esse contato visual de diversas maneiras. Como exemplo: ficar a trás do flipchart, ir ao banheiro, sair da sala, ou ficar atrás de alguém ou de alguma coisa. Acredite isso já rendeu momentos engraçados, mas no fim todos acabam entendendo.

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Daily Meeting, Scrum

Daily Meeting: ou faça direito, ou esqueça…

[img:img_9211.jpg,thumb,alinhar_dir_caixa]Eu costumo falar que a Daily Meeting é uma das práticas mais difíceis de se aplicar em Scrum, ou pelo menos é uma das que mais vejo ser distorcida em times de projetos. Quando falo isso as pessoas sempre me questionam “Mas como pode ser? A Daily Meeting é algo tão simples de ser feito!”.
Em 2007 eu publiquei um artigo na Scrum Alliance chamado “The Daily Meeting Trap”, nele eu citei alguns dos pontos que, naquele momento, eu via como principais armadilhas para a reunião diária. Muitas daquelas armadilhas ainda vem sendo repetidas, mas hoje vejo alguns pontos ainda mais críticos, que não apenas atrapalham no bom aproveitamento de uma “prática de Scrum”, mas sim acabam gerando desperdício dentro do seu processo.
Na minha opinião, a Daily Meeting é uma prática difícil de ser aplicada principalmente pelo fato de que, se o seu time não estiver trabalhando de forma auto-gerenciada MESMO, a Daily Meeting perde completamente o sentido! Ora, o time ser auto-gerenciado em Scrum significa que o micro-gerenciamento fica por conta dele (falo sempre isso em minhas turmas, e recentemente o Mike Cohn também publicou algo a respeito), e a Daily Meeting nada mais é do que uma ferramenta para o micro-gerenciamento! Se o time não é auto-gerenciado…do que me importa saber o que o João fez ontem e pretende fazer hoje? É por isso que vemos muita gente achando as Daily Meeting super chatas. É claro, se uma reunião não aborda algo que realmente me interesse, ela será para mim uma tremenda “perda de tempo”. Um outro ponto é que, se o time não está em busca da mesma meta durante aquela Sprint, a reunião diária mais uma vez deixa de ter valor. Se eu tenho a “minha meta” e é em busca dela que concentro meu trabalho, não me interessa saber como anda o “seu trabalho”.
O que quero dizer é: não adianta apenas aprender a executar uma prática, você deve entender o porque está fazendo aquilo…isso é o que importa!

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