Learning 3.0 na CHINA

Learning Shot em Shanghay

Learning Shot em Shanghay

Isso mesmo, você não leu errado, apresentei o Learning 3.0 em Xangai na China!

Nesse post vou descrever como foi a experiência de apresentar o Learning 3.0 em dois eventos da Scrum Alliance no mês de setembro de 2015!

PS.: Making Ideas Happen do outro lado do mundo. A Adaptworks era a única empresa da América do Sul a marcar presença no evento :)

 

Global Scrum Gathering em Xangai

Em abril de 2015 submeti de maneira despretensiosa duas palestras para o Global Scrum Gathering em Xangai. E ao final a palestra de Learning 3.0 foi aprovada para o evento.

Depois dessa feliz notícia, veio o choque: Preciso me preparar para apresentar em Inglês!

Corri atrás de aulas de inglês durante esse período, afinal é muito importante manter um canal claro de comunicação em palestras deste tipo.

Ao chegar o grande dia da apresentação se algo pode dar errado, vai dar errado: meu computador resolve parar de funcionar duas horas antes da apresentação! E para deixar a situação ainda pior, ao tentar acessar meus backups online percebo que o Slideshare, o Dropbox e o Gmail não funcionam na China.

Corri atrás de um computador e decidi que na pior das hipóteses usaria o flipchart.

Quando faltavam dez minutos para apresentar, lembrei que no meu pen drive do BatMinion havia uma versão antiga da apresentação! Ufa, salvo na prorrogação.

Na apresentação facilitei o Learning Shot de três grupos ao mesmo tempo e com temas distintos.

O processo de escolha do tema foi: forneci 5 temas distintos e pedi para que os participantes chegassem a um consenso sobre qual problema gostariam de discutir, desta forma o problema poderia ser de um ou mais Askers. Pedi para os Askers descreverem os sintomas/problemas e depois descreverem o resultado esperado. Os Sharers e os Askers foram instruídos a colocar ao menos um post-it em Storys e depois deveriam explicar por meio de uma história o seu significado, o mesmo foi feito para Ideas. Finalmente os Askers deveriam selecionar ao menos um “To Try”.

O interessante foi que todos os grupos tiveram problemas em alguma parte do Learning Shot e precisaram de um facilitador. Os grupos tiveram dificuldades para falar dos problemas e dos sintomas, propor soluções, ou para utilizar o History Telling.

Não foi a minha melhor apresentação afinal senti muito o idioma e a Jet Lag, todavia pela expressão não verbal e pelo formulário de avaliação percebi que a sessão foi excelente em um dos grupos, boa no outro, e média no último grupo. Os temas escolhidos e o resultado final do Learning Canvas são mostrados nas fotografias abaixo.

Como fazer meu time trabalhar de forma efetiva sem mim?

Como fazer meu time trabalhar de forma efetiva sem mim?

Como criar um ambiente de aprendizado emergente?

Como criar um ambiente de aprendizado emergente?

Como fazer meu time se auto-organizar no ambiente de trabalho?

Como fazer meu time se auto-organizar no ambiente de trabalho?

Scrum Coach Retreat na China

Depois de ter comprado minha passagem para a China descobri que ia ocorrer o Scrum Coach Retreat na China um dia depois do Global Scrum Gathering exatamente no mesmo hotel. Ainda no Brasil decidi ir neste evento!

O Scrum Coach Retreat é um evento pequeno e que tem como visão criar um ambiente que propicie crescimento e aprendizado a todos os participantes. E que de certa forma permita refletir profundamente, colaborar e ganhar uma nova perspectiva do problema que lhe acomete.

PROFUNDO e, sem saber, Learning 3.0;)

Os facilitadores do evento utilizam uma técnica Learning 2.0, “Training From the Back of the Room!” da Sharon Bowman, que ao ser executada dentro do contexto do evento o torna Learning 3.0.

No início, os participantes escolhem os temas que querem discutir e se agrupam em um tema especifico. Com os grupos formados, executam quatro interações de duas horas e meia com a única obrigação de apresentar o que foi discutido para os outros grupos ao final de cada interação e alimentar um website.

Propus discutir como “Como melhorar o aprendizado dos profissionais do conhecimento”, mas acabei achando mais interessante ir para o grupo ZBox que iria discutir dinâmicas. Houve um momento de Warm UP, montagem de Product backlog com temas de interesse, e escolhermos o Product Owner e o Scrum Master do meu time. Por algum motivo cabalístico eu fui escolhido o Scrum Master do meu time.

Executamos uma Sprint para falar de games para Warm Up, uma segunda para falar de dinâmicas dentro de treinamentos, uma terceira sprint para dinâmicas de retrospectiva e na última resolvi inovar todo processo com um Learning Shot!

A ideia que tive foi aplicar um Learning Shot com o tema “Como fazer team build e melhorar a comunicação de um time utilizando dinâmicas?”

Utilizei uma estrutura que gosto muito em Learning Shots: “Warm Up”,“Open Mind”, “Learning 3.0 e Learning Shot”, e aplicar o Learning Canvas.

Pulei o “Warm Up” porque já havíamos feito na primeira Sprint. O “Open Mind ” foi para que todos desenhassem as últimas 3 sprints. Expliquei o que é “Learning 3.0 e Learning Shot” usando dois flipcharts.

O Learning Canvas foi aplicado da seguinte maneira: pedi para que cada dupla escrevesse sintomas/problemas relacionados ao tema; escolhemos um resultado esperado para Team Build e um para Comunicação. No Storys e Ideas coloquei como restrição o fato de só poderem ser relatadas dinâmicas. E finalmente pedi para que cada dupla escolher um item para o “To Try”. O Learning Canvas final é mostrado na fotografia abaixo.

Como fazer team build e melhorar a comunicação de um time utilizando dinâmicas?

Como fazer team build e melhorar a comunicação de um time utilizando dinâmicas?

Tive três dificuldades neste Learning Shot: Subgrupo linguístico dentro do meu grupo. Não peguei o aceite do time para mudar de forma drástica a condução da estrutura de uma Sprint no início; Facilitadores experientes não gostam de ser facilitados e adoram palpitar na condução de uma facilitação.

O primeiro eu resolvi focando na linguagem corporal do meu time e os dois últimos eu resolvi com uma clarificação de mais 20 minutos do que estávamos fazendo.

O ponto alto deste Learning Shot foi ver o aprendizado fluir! Pois alguns membros do meu grupo nunca haviam ouvido falar do Manamengent 3.0, e quando sugeri aplicar as dinâmicas propostas no “Management 3.0 Workout” ficaram maravilhados. E o mais incrível veio depois, no OpenSpace houve a discussão do tema entre várias pessoas­.

Grupo de estudo do Management 3.0 após o Learning Shot

Grupo de estudo do Management 3.0 após o Learning Shot

TAKE AWAYS

-> Adorei Xangai desta vez, muito por causa das pessoas maravilhosas que conheci.

->Depois de um openspace energizante da Maria Matarelli estou procurando uma organização não governamental para fazer um Learning Shot.

-> É possível facilitar um Learning Shot sem entender toda a comunicação verbal e não verbal dos participantes. Em outras palavras, é possível facilitar um Learning Shot mesmo que você não entenda o idioma deles. LoL

Nenhum comentário »

Categorias deste post

Coaching, Eventos, Facilitação, Learning 3.0, Management 3.0, Scrum Alliance

Facilitação: o que é e porquê você deveria aprender

Normalmente, defendemos muito como principais características de um bom gestor a capacidade de gerenciar problemas e a capacidade de desenvolver as competências de sua equipe. Porém, há uma capacidade extremamente importante e raramente lembrada: a capacidade de facilitar interações. É uma capacidade extremamente útil principalmente quando faz-se necessário gerenciar problemas ou desenvolver competências em grupo. Quando esta necessidade surge (e não é raro), surgem as famosas e tão odiadas reuniões. E é justamente a capacidade de facilitação que vai tornar tais reuniões produtivas e muito menos estressantes, por 3 principais motivos:

  1. Um bom facilitador sabe quando uma reunião não é necessária;
  2. Um bom facilitador sabe comunicar claramente o objetivo de uma reunião;
  3. Um bom facilitador sabe como atingir o objetivo de uma reunião de forma produtiva.

Por que existem as reuniões?
Há um fenômeno tecnológico muito comum ocorrendo atualmente: os grupos do WhatsApp. O WhatsApp foi o primeiro aplicativo a ficar famoso que conseguiu gerenciar bem as conversas em grupo. Antes dele, como ouvi hoje mesmo, se você quisesse convidar pessoas para o seu aniversário, ou você tinha que ter a sorte de ter o e-mail de todos os convidados, ou teria que ligar para cada pessoa para fazer o convite. Em alguns outros casos piores, quando o evento depende da disponibilidade dos convidados, como uma partida de futebol, era preciso falar com cada pessoa e rezar para que ninguém tivesse problema algum com dia, horário ou local. Do contrário, era preciso falar com todas as pessoas novamente para sincronizar todo mundo. Nas organizações acontece o mesmo. Se qualquer um que precise sincronizar informações com um grupo de pessoas fosse proibido de fazer reuniões, teria que falar com cada pessoa. Sim, a pessoa poderia enviar e-mail para todos. Só que o e-mail é um meio de comunicação sujeito à interpretação, e provavelmente a maioria das pessoas que receberam o e-mail procurariam o remetente para confirmar uma ou outra informação. Resumindo: reuniões são necessárias e visam a comunicação produtiva. A existência delas não é o problema, o problema é a falta de disciplina e estrutura que elas possuem. O que as torna improdutivas e inconvenientes. Qualquer reunião que não possua planejamento e estrutura, seja ela remota ou presencial, para um projeto organizacional ou open-source, seja ela uma cerimônia de um framework de processos ou uma reunião de diretoria cotidiana, ela será improdutiva ou inconveniente. Isso não quer dizer que elas devam ser extintas.

O que é uma reunião facilitada?
Para entendermos o que é uma reunião facilitada, primeiro precisamos entender quando as técnicas de facilitação são apropriadas para uma reunião:

  1. Um problema importante foi identificado: Há um problema que precisa ser resolvido: um processo ineficiente, um cliente tendo problemas, um projeto que está excedendo suas restrições;
  2. A solução para um problema não é tão aparente: Se uma solução fosse óbvia, muito provavelmente seria implementada imediatamente. Para chegar a uma solução, será necessário uma compreensão e uma análise mais profunda do problema;
  3. Comprometimento faz-se necessário para que uma solução seja bem-sucedida: Uma solução precisa da aceitação – e frequentemente uma mudança de comportamento – de um grupo de pessoas. Sem comprometimento, até mesmo a melhor das soluções pode falhar.

Situações com estas características pedem por uma ou mais reuniões facilitadas. Basicamente, qualquer situação onde compreensão de informações e comprometimento de um grupo são necessários para se obter sucesso pedem por técnicas de facilitação.

Então, o que é uma reunião facilitada?

Segundo o autor e CEO da Leadership Strategies, Michael Wilkinson, uma reunião facilitada é uma reunião altamente estruturada onde o líder da reunião (o facilitador) guia os participantes por uma serie de passos pre-definidos até um resultado que é criado, compreendido e aceito por todos os participantes.

Com esta definição, chegamos aos seguintes aspectos:

  1. Toda reunião facilitada possui um proposito ou resultado a ser alcançado. Por exemplo, o proposito de uma reunião em particular pode ser criar um plano estratégico para uma organização, melhorar a eficiência de um processo específico, ou definir uma solução para um problema complicado;
  2. Para a criação de um resultado, os participantes são guiados por uma serie de passos pre-definidos;
  3. O papel de um facilitador é guiar os participantes através dos passos. Facilitadores não ditam uma solução. Em vez disso, eles usam a sua compreensão dos passos do processo e de dinâmica de grupos para ajudar o grupo a atingir os resultados desejados, dadas as necessidades e características específicas de cada participante.

Mas, porque os participantes devem “criar, compreender e aceitar” o resultado? Porque é isso que cria uma “Decisão Efetiva”:

Decisão Efetiva = Decisão Correta X Comprometimento com a Decisão

Novamente, podemos ter a decisão mais correta possível. Sem o comprometimento dos que precisam executar as tarefas inerentes, não há efetividade. Da mesma forma, mesmo que você, como o líder de uma equipe, saiba qual a solução correta, a efetividade da solução pode ser anulada se os outros membros da equipe não estiverem comprometidos. E como construir tal comprometimento? Essa é a tarefa do processo de facilitação.

E o que faz um facilitador?
Quando você é um facilitador, você atua em alguns papeis, cada um com responsabilidades específicas:

Motivador: Do início de uma reunião às palavras finais, você deve manter a energia do grupo, criar o senso e manter o ritmo.

Guia: Você precisa conhecer os passos do processo que o grupo vai executar do início ao fim. Você precisa guiar os participantes cuidadosamente através de cada passo.

Questionador: Você precisa estar atento à discussão e estar preparado para analisar rapidamente e comparar comentários e formular perguntas que ajudem a gerenciar a discussão do grupo.

Conector: Você precisa criar e manter um ambiente seguro e aberto para o compartilhamento de ideias. Onde algumas pessoas enxergam diferenças, você precisa encontrar similaridades para estabelecer uma fundação para o consenso.

Clarividente: Durante a reunião, você precisa procurar cuidadosamente por sinais de tensão, cansaço, irritação e desautorização – e agir rapidamente para evitar comportamentos disfuncionais.

Pacificador: Apesar de quase sempre ser melhor evitar confrontos diretos entre os participantes, tal evento pode acontecer. Você precisa intervir rápido, reestabelecer a ordem, e direcionar o grupo para uma resolução construtiva.

Vigia: Você é o maior responsável por manter a reunião nos trilhos. Isso significa cortar friamente discussões irrelevantes, prevenir dispersões, e manter um nível consistente de detalhes durante a reunião.

Incentivador: A cada oportunidade, você deve agradecer e incentivar os participantes pelo esforço dispensado ao progresso da reunião, e pelos resultados que estão atingindo. Incentive bem, frequentemente e especificamente.

Não é preciso mencionar o quão exaustiva é uma reunião facilitada para um facilitador, certo?

E quando a facilitação não é apropriada?
Há algumas situações em que técnicas de facilitação não são necessárias:

  1. Não há nada a ser criado: Uma decisão já foi tomada para seguir uma determinada direção. Neste caso, uma reunião facilitada para decidir que direção tomar seria uma perda de tempo. Na realidade, os participantes podem perceber uma reunião como essa confusa, uma vez que uma solução já foi criada. Todavia, uma reunião sobre como implementar a decisão pode ser apropriada.
  2. Uma situação ou as informações relacionadas à situação são muito complexas ou confidenciais para a devida compreensão do grupo: Durante o desenvolvimento de um determinado software, há reuniões facilitadas que guiam a compreensão de um grupo de profissionais sobre os requisitos do software em questão. Depois, dada a complexidade do trabalho de desenvolvimento do software, o grupo se organiza para que cada profissional trabalhe individualmente. Então, frequentemente, reuniões facilitadas de revisão e planejamento são executadas durante o desenvolvimento do produto.
  3. Os participantes não são obrigados a aceitar uma solução: Um grupo qualquer de pessoas em uma conferência discute quais palestras cada uma irá assistir. O resultado da discussão é uma lista de palestras que serão assistidas, e cada pessoa compreende a importância das palestras para si. No entanto, não há necessidade de uma pessoa aceitar a decisão da outra. Em contrapartida, uma reunião facilitada seria necessária caso o grupo de pessoas fosse do mesmo departamento, e o desejo fosse que o departamento aproveitasse ao máximo as palestras que serão apresentadas na conferência. Neste caso, a facilitação seria útil para definir as palestras mais importantes para o departamento e as palestras mais adequadas para cada pessoa.
  4. O tempo não permite uma abordagem com facilitação: Um cliente tem um problema grave em produção e precisa urgentemente de uma solução para não perder dinheiro. Há uma equipe que cuida do software em produção, e que precisa solucionar o problema. Não há tempo para uma reunião facilitada que ajude a decidir qual a raiz do problema e quais são as opções de solução para, por fim, chegar à decisão. É preciso resolver o problema, salvar o cliente e, depois, explorar as raízes do problema.

Mantenha em mente que facilitação constrói o comprometimento e que, para algumas situações – apesar da urgência – comprometimento é tão essencial que você não pode se permitir não usar técnicas de facilitação.

Por fim, quando a facilitação não é usada apropriadamente, o resultado pode ser frustrante e muito pouco efetivo. Porém, quando usada apropriadamente, a facilitação pode trazer excelentes resultados através do forte comprometimento gerado para as ações.

Fonte: The Secrets of Facilitation, Michael Wilkinson

Nenhum comentário »

Categorias deste post

Facilitação