12 Dicas para uma Sprint Retrospective Meeting efetiva (PARTE II)

A Sprint Retrospective é a oportunidade para todo o Scrum Team (Product Owner, ScrumMaster e Development Team) se inspecionar e criar um plano de ação para as melhorias para a próxima Sprint.

Aqui você encontra as 6 primeiras dicas para uma Sprint Retrospective eficiente.

7.      Faça a Sprint Retrospective

Não fazer a Sprint Retrospective é o mesmo que não usar Scrum

A Sprint Retrospective é o coração do Scrum, a ponto de muitos praticantes experientes dizerem que é a reunião mais importante. Jean Tabaka afirma que não fazer a Sprint Retrospective é a pior falha possível em relação a este evento.

A Sprint Retrospective é o momento em que os membros da equipe têm a oportunidade de inspecionar e adaptar o seu processo. E é nela que os membros do Scrum Team conversam sobre o que deu certo, o que poderia ter sido melhor e o que pode ser feito melhor para a próxima Sprint. O objetivo é o foco de ao menos uma melhoria no processo, ou Kaizen, e iniciar a implementação de imediato.

O processo da melhoria continua é considerado tão importante dentro do Scrum que é peça central do raciono do aumento de produtividade de um Scrum Team. Sendo considerado por Jeff Sutherland um dos principais artifícios para aumentar a produtividade do Scrum Team, ou um dos itens fundamentais para “fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”.

srum-meeting8.      Todos têm algo importante a falar

Todos pensam, todos falam

Um ScrumMaster pode de forma inconsciente filtrar ou desconsiderar o que uma das pessoas está dizendo e isto pode destruir a Sprint Retrospective, segundo Jean Tabaka essa é uma das formas mais eficientes de destriu-la.

Existe um teste muito interessante proposto pelo Marcelo Leite para fazer uma autoavaliação da imparcialidade de um líder que deveria ser feito por todos os ScrumMasters que acreditam em sua imparcialidade.

Nele você é levado a se perguntar sobre sua relação com seu “Colega Não Favorito” e se você realmente consegue ser imparcial em sua relação a ele dentro do local de trabalho.

Caso você tenha tido um resultado próximo do meu, recomendo que você reflita o quão imparcial você é e se ao facilitar você tem momentos iguais ao do Deputado Frank Underwood, interpretado pelo Kevin Spacey, na série House of Cards.

9.      Musica dá o tom no ambiente

Música ajuda a relaxar e pode ajudar a dar o tom na sua Sprint Retrospective.

Estudos mostram que pessoas de diferentes épocas e culturas experimentam uma gama universal de reações emocionais a intervalos musicais específicos. Como se houvesse uma espécie de gramática universal tonal. Para ajudar, estudos mostram que nos esportes ouvir sua música preferida melhora o desempenho dos profissionais.

O difícil é descobrir músicas que funcionem, algumas dicas:

10.      Fluxo de facilitação na Sprint Retrospective

Utilize um fluxo para chegar em algum lugar

Não planejar a Sprint Retrospective e não seguir um fluxo podem ter consequências desastrosas em uma Sprint Retrospective. Principalmente em inicios de projeto ou quando a Meta da Sprint não foi alcançada.

Frisar a primeira diretiva do Norman Keath, uma dinâmica de warm-up, um momento especifico para falar o que foi bem, e um momento para que todos se comprometam com a melhoria podem ser a diferença entre o sucesso e o fracasso do projeto.

Existem muitos fluxos de Sprint Retrospective publicados na internet, para citar três exemplos famosos e que estão disponíveis gratuitamente:

11.      Foco nas três perguntas

Scrum não é patrocinado pela empresa que faz marcadores autoadesivos

Existe um lado lúdico e romantizado ao se utilizar flipchart e marcadores adesivos nesta reunião. Para muitos a Sprint Retrospective se resume ao ScrumMaster facilitar uma reunião mediada por uma técnica.

Primeiramente Post-it não faz parte do core do Scrum, da mesma maneira que o Planning Poker, a User Story, e o quadro de Kanban não fazem parte do framework.

O Rafael Nascimento, Agile Coach na Adaptworks, comenta que passou mais de um ano em uma multinacional facilitando diversas reuniões e nunca usou um post it.

O foco do Rafael em uma Sprint Retrospective era sempre fazer com que as seguintes três perguntas fossem respondidas:

  • O que foi bom?
  • O que melhorar?
  • Como melhorar?

srummaster12.      O ScrumMaster é uma pessoa

O ScrumMaster isento existe?

Muito se fala e lê sobre o ScrumMaster se manter isento durante esta reunião. A maior dificuldade está relacionada ao fato que em sua essência o ScrumMaster é uma pessoa.

E uma pessoa e por isso tem vieses cognitivos. Como exemplo de vieses posso citar:

Uma pessoa que busque evidencias que confirmem uma hipótese inicial de problema ou solução e não permita enxergar outras possibilidades pode parecer teimosia, mas para psicólogos isso tem o nome de viés da confirmação.

Aliado ao fato do viés do observador, o ScrumMaster pode enxergar com clareza um problema que não existe e mesmo assim tentar soluciona-lo.

Um exemplo claro nisso é um observador externo ao time enxergar anarquia em um time auto organizado. Para um observador externo a anarquia é imensa, mas na realidade não existe um padrão facilmente detectável de organização. O problema fica gigantesco quando o observador tendência a propor soluções centralizadoras para uma característica do sistema auto organizado.

Estudos mostram que as escolhas das massas influenciam diretamente como uma pessoa faz escolhas mesmo que vá contra o próprio juízo da pessoa. Esse é o famoso viés da conformidade.

O extremo do viés da conformidade nos leva ao pensamento de manada, que é um fenômeno em que o desejo pela harmonia do grupo faz com que as opiniões pessoas sejam suprimidas. Pois pensamentos contrários se tornam tóxicos e fica mais difícil ainda alterar o status quo.

Um ScrumMaster não consciente desses vieses pode se deixar levar pela opinião do grupo e suprimir ideias e opiniões importantes.

Já o efeito de ancoragem é um viés cognitivo que que descreve em se “ancorar” em uma característica ou parte da informação recebida. Em outras palavras, a dificuldade de se afastar da primeira impressão.

Dessa forma um ScrumMaster que tenha a impressão que a culpa de um insucesso seja um determinado processo irá se ancorar e terá dificuldade em ver o que está realmente ocorrendo.

De forma resumida, o ScrumMaster não é uma máquina de facilitação, mas sim uma pessoa. Que deve sempre focar em processos de facilitação para se isentar o máximo possível.

Referencias

As dicas foram baseadas na minha experiência pessoal, no e-book do Better Scrum, vídeos como o da Jean Tabaka no Scrum Australia, de websites como o do Norman Kerth, e artigos como: http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/voce-e-realmente-um-lider-imparcial-faca-o-teste-e-descubra/79793/ do Marcelo Leite, Occupy Scrum: How Sprint Retrospectives Brought us to Agile Nirvana (http://blog.loomio.org/2013/11/20/occupy-scrum/).

Vale ressaltar que li intensamente o Scrum Guide de 2013 para que o conteúdo ficasse aderente ao que consta no texto base do Framework Scrum.

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12 Dicas para uma Sprint Retrospective Meeting efetiva (Parte I)

A Sprint Retrospective é a oportunidade para todo o Scrum Team (Product Owner, ScrumMaster, e Development Team) para se inspecionar e criar um plano de ação para as melhorias para a próxima Sprint.

1.      Excelente ScrumMaster = Excelente Retrospectiva

Tudo o que você precisa é de um excelente ScrumMaster

certified-scrum-masterExistem milhares de técnicas de retrospectiva publicadas em livros e em blogs que quando BEM aplicadas alcançam resultados maravilhosos. A questão principal é saber como e quando aplicar uma determinada técnica ou fluxo ao invés de outra.

Eu sou muito fã da técnica StarFish e recomendo para os ScrumMasters iniciantes e experientes a utilização desta técnica. Pois já tive momentos bons assim como já vi colegas tendo resultados empolgantes com essa técnica.

Mas confesso que nem sempre tenho sucesso ao aplicar essa técnica e que o sucesso veio com a pratica. Pois a questão principal não era saber apenas a técnica e sim saber como facilitar uma retrospectiva.

Alguns colegas dizem que musculatura de retrospectiva só se ganha com o tempo, a pratica e a vontade de melhorar a facilitação. E assim se tornaram melhores facilitadores e suas Sprint Retrospectives se tornaram cada vez melhores assim como os seus Scrum Teams.

E finalmente o Certified Scrum Trainer Alan Cyment vai alem ao dizer que tudo que o Scrum precisa é de um excelente ScrumMaster para começar a fazer Sprint Retrospectives. Por isso espero que as próximas dicas te ajudem a se tornar um excelente ScrumMaster.

2.      Faça a Sprint Retrospective em um momento auspicioso

Uma Sprint não precisa terminar as Sextas

Existe uma tendência de se iniciar Sprints as segundas e terminar as sextas, todavia isto pode não funcionar.

E qual o problema de se fazer a Sprint Retrospective as Sextas?

O seu Development Team pode estar cansado de uma semana intensa de trabalho e participar apenas fisicamente da reunião e terá problemas para manter a presença mental na reunião.

Dependendo do horário da Sprint Review e da Sprint Retrospective alguns times ficam compelidos a fazer trabalhos complexos como implantação e testes exploratórios em um dia em que o foco pode estar no final de semana. Isso se não for encontrado um bug e o resultado da Sprint não for como o esperado.

E dependendo do que é falado na Sprint Retrospective muitos finais de semanas podem ser estragados, ou ainda, algumas situações podem ficar piores…

E finalmente, Estudos mostram que a sexta-feira tem uma ligação forte com os conceitos de “Liberdade” e “Partir”. De certa forma, sexta-feira é o dia que tipicamente as pessoas estão mais focadas em no fim de semana do que em qualquer outro tema. Basta lembrar quantas vezes na sexta-feira o assunto do seu Scrum Team é o final se semana.

Sprint Retrospectives na Sexta-Feira funciona em muitos Scrum Teams, todavia isso pode não ocorrer no seu ambiente de trabalho.

3.      O corpo fala

Escute as palavras e veja o real significado

o-corpo-falaInfelizmente ainda não é possível saber o que outra pessoa está pensando. Dessa forma entender as reais intenções de uma pessoa é algo que beira o impossível.

Podemos ter um melhor entendimento das reais intenções das pessoas por meio das expressões corporais. Por exemplo:

Braços cruzados podem significar desde uma postura defensiva ou de insegurança até uma postura de hostilidade. Uma posição relaxada com braços e pernas ligeiramente abertas demonstra autoconfiança e segurança. Já uma postura recolhida significa tédio.

Movimentos de cabeça de um lado para o outro significam negação, já movimentos de cabeça para cima e para baixo consentimento. Uma postura erguida demonstra segurança, valor e importância no que você está fazendo. E mãos na cintura significam desafio, agressividade.

Alguns sinais corporais podem trazer impressões incorretas, todavia desconsiderar essas informações valiosas em uma facilitação pode levar a resultados desastrosos.

Em outras palavras, comece a ler o Best Seller “O Corpo Fala – A Linguagem Silenciosa da Comunicação Não-verbal” do Pierre Weil e do Roland Tompakow.

4.      Presença obrigatória do Product Owner

A participação do Product Owner é essencial na Sprint Retrospective

O Product Owner é obrigado a participar da Sprint Retrospective. E acredite isto está escrito no Scrum Guide. A primeira frase do Scrum Guide sobre a Sprint Retrospective é a seguinte:

“A Sprint Retrospective é uma oportunidade para que o Scrum Team inspecionar a si próprio e criar um plano de melhorias para ser aplicado na próxima Sprint.”

Tendo em vista que o Scrum Team é compreendido pelos três papeis do Scrum incluindo o próprio Product Owner. A presença do Product Owner é obrigatória, seu Scrum Team gostando ou não.

A questão principal é que existe a responsabilidade do ScrumMaster em garantir a segurança psicologia de todos os envolvidos durante a Sprint Retrospective.

Por exemplo, com frequência o Development Team não se sente à vontade em frente ao Product Owner, por questões que vão desde arrogância, hierarquia, desconfiança, dentre outras. Nestes casos Peter Hundermark recomenda que, temporariamente, o Product Owner não participe das Sprint Retrospectives e o ScrumMaster trabalhe em paralelo estas questões objetivando a segurança psicológica da reunião.

Vale lembrar que o Scrum demanda muito trabalho do Product Owner e estes precisam ser capazes de colaborar com a melhoria continua dos processos dentro do Scrum. Como exemplo de processos em que o Product Owner é essencial tem-se a priorização e a preparação dos itens do Product Backlog e o relacionamento com os Stakeholders.

5.      Não buscar culpados

Diga não à caça às bruxas!

apontando-erradoUm dos maiores receios ao se entrar em uma Sprint Retrospective é o de que a reunião se torne uma sessão de caça às bruxas, onde a única coisa que importa é buscar culpados.

Claramente tal atitude não contribuirá para a evolução do time ou para um melhor desempenho coletivo. Com esse raciocínio Norman Keath define a primeira diretiva de uma boa Sprint Retrospective como:

“Independentemente do que descobrirmos, nós entendemos e realmente acreditamos que todos fizeram o melhor que podiam, dado o que eles sabiam no momento, as suas competências e capacidades, os recursos disponíveis, bem como a situação na mão. ”

Dessa forma a chave para uma Sprint Retrospective bem-sucedida e construtiva é garantir que todos os participantes estejam de acordo com essa diretiva. E assim teremos um tão sonhado evento de aprendizagem coletiva que irá dar bons resultados no longo prazo.

6.      Checar e Atuar

Sempre há algo a melhorar no processo

O mais importante de uma Sprint Retrospective é o comprometimento dos envolvidos com as melhorias do processo de desenvolvimento de software.

No Scrum temos diversos ciclos de PDCA (Plan-Do-Check-Act) sendo executados com diferentes objetivos. Na Sprint Retrospective é feito o Checagem do processo e a criação de um plano de ação para melhorias.

Jean Tabaka menciona que sair de uma Sprint Retrospective sem um plano de ação é uma das maiores falhas possíveis, mas de nada adianta criar um plano de ação e este não for foco de atuação durante a próxima iteração.

Existem estratégias como um backlog de melhorias, expor o plano de ação em local visível, e pedir para todos os envolvidos escrever o plano de ação auxiliam na implementação das melhorias. O ScrumMaster deve guiar a melhoria dos processos, todavia deve haver o comprometimento de todos os membros do Scrum Team com a melhoria continua de processos.

Jeff Sutherland finaliza neste vídeo com a seguinte definição de Sprint Retrospective:

“ A Sprint Retrospective é desenhada para corrigir o problema mais importante. E quando isso ocorre, o Development Team acelera e começa a ir mais rápido, assim como a qualidade também aumenta. Dessa forma a Sprint Retrospective é crítica para o aumento da performance do Development Team.”.

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